W przypadku „Rodzina 500+” państwo zdało egzamin, gdyż porzucono urzędową rutynę, zastępując ją metodami działania przeniesionymi z sektora prywatnego.

Resort Rodziny Pracy i Polityki Społecznej cieszy się dziś z ponad 2 milionów wniosków złożonych w programie „Rodzina 500+”. To już 75 procent wszystkich oczekiwanych aplikacji. 1,5 mln wniosków złożono w gminach, a 472 tys. online. Sposób realizacji tego programu, to naprawdę wielki organizacyjny sukces rządu oraz początek nowej ery w cyfryzacji administracji. Szeroko piszę o tym w bieżącym numerze tygodnika wSieci.

fot. wPolityce.pl
fot. wPolityce.pl

Gdy nie całe dwa miesiące przed planowanym startem programu minister cyfryzacji Anna Streżyńska przywiozła do resortu Rodziny Pracy i Polityki Społecznej pomysł, by wnioski o zasiłek wychowawczy 500 + mogły napływać także przez kanał bankowy, mało kto wierzył, że ten pomysł da się wprowadzić w życie w niecałe dwa miesiące.

Dlaczego ten plan wydawał się być na początku „mission imposible”? Głównie z powodu ograniczonych możliwości rządowego portalu informacyjno- usługowego Empatia, który miał być silnikiem całego procesu. Wnioski złożone przez Polaków w bankach miały trafić do Empatii, a ta miała je rozesłać do 2,5 tysiąca gmin, w których z kolei działa aż ośmiu dostawców oprogramowania. Ale to nie koniec. Przez tę samą Empatię urzędnicy mieli weryfikować dane osób, które złożyły wnioski. Empatia która ledwo radziła sobie z kilkunastoma tysiącami zapytań dziennie, składanymi przy okazji rozpatrywania wniosków o świadczenia rodzinne, tymczasem miała nagle sprostać kilkuset tysiącom zapytań urzędników z 2,5 tysiąca gmin, dotyczącym setek tysięcy osób, ubiegających się o dodatek wychowawczy drogą elektroniczną.

Z dwóch niezależnych audytów wynikało, że Empatia w starym kształcie po prostu nie da rady. Włożono jednak ogromną pracę w usprawnienie systemu. Aktorów tego procesu było kilku. Oczywiście ministerstwa: Cyfryzacji oraz Rodziny Pracy i Polityki Społecznej, COI (Centralny Ośrodek Informatyki, który buduje stronę rodzina500plus.gov.pl), firma, która administrowała Empatią i wreszcie bank PKO BP, bez którego, jak zgodnie twierdzą wszyscy, nie dałoby się tego przedsięwzięcia przeprowadzić.

Żeby współpraca wszystkich tych osób przebiegała sprawnie, w każdą środę o godz. 12, w Ministerstwie Cyfryzacji odbywały się tak zwane statusy, w których brało udział ok. 60 osób. W tym czasie sprawdzano, co już udało się zrobić i co jeszcze zostało do zrobienia. PKO BP, które było głównym partnerem rządu oddelegowało najlepszych informatyków, którzy pracowali nad empatią bez przerwy. W bankach, w firmach, ministerstwach, w sumie pracowało nad tym projektem nawet 2000 osób. I udało się. Kanał bankowy nie zawiódł, a pierwszego kwietnia, gdy wnioski płynęły drogą internetową szerokim strumieniem, ministrowie, ciesząc się jak dzieci, że wszystko działa wysyłali sobie esemesy o kolejnych tysiącach skutecznie złożonych wniosków. Tamtego dnia na chwilę wyłączył się ePUAP (awaria trwała kilkanaście minut), a system ZUS zawiesił się na kilka godzin. Jednak przez kanały państwowe przeszło raptem 5 procent wniosków, które wpłynęły on-line, więc problemy, które wystąpiły nie były szeroko zauważone. Kanał bankowy i przebudowana Empatia działały bez zarzutu.

Sprawny kanał elektroniczny, to jednak tylko część sukcesu. 75 procent wniosków przyjęły przecież samorządy. Uruchomienie kanału bankowego pozwoliło mieć nadzieję, że urzędy nie będą przeżywały oblężenia. Gminy świetnie się przygotowały do akcji. Zorganizowały punkty przyjmowania wniosków w niestandardowych miejscach, typu przedszkola, szkoły, itd.

W ramach przygotowania samorządów przeszkolono ok. 4 tysięcy osób, stworzono stale aktualizowany podręcznik. Urzędnicy MRPiPS jeździli po całej Polsce i odpowiadali na pytania. Rząd przekazał gminom pierwsze pieniądze już dwa dni po opublikowaniu ustawy, w ciągu tygodnia zaliczki dostały wszystkie gminy. Poszło na nie 60 milionów złotych.

Ku zaskoczeniu urzędników z centralnego szczebla samorządy błyskawicznie zaczęły wydawać decyzje i wypłacać świadczenia.

Większość polityków, którzy opowiadali mi o kulisach uruchomienia programu Rodzina 500 + nie ma wątpliwości, że historia polskiej cyfryzacji będzie pisana do 500+ i po 500 +, a wdrożenie 500 + kanałem bankowym uruchomi lawinę w cyfryzacji. To cywilizacyjny skok, jeśli chodzi o interakcję obywatela z urzędem.

Miałam taką ideę fix, że choć przez lata poprzedni rząd wydał na e-administrację 4 miliardy złotych, a obywatele nic z tego IT państwowego nie mają, to jednak jest to właściwa droga. Ludziom można ułatwić życie i z administracją komunikować się w łatwy i przyjemny sposób, więc to jest dopiero początek szerszych zmian i nowy etap cyfryzacji - nie ma wątpliwości minister cyfryzacji Anna Streżyńska.

Polecam cały tekst, pt. „Kulisy startu 500+” w bieżącym wydaniu tygodnika „wSieci”.

Czytaj także:

Efekt 500 +? Rodzice liczą, że wielodzietność przestanie być traktowana jak patologia