Własna firma od podstaw – co musisz wiedzieć przed pierwszym zgłoszeniem do CEIDG?

Zdecydowałeś się założyć swój pierwszy biznes – przed tobą rejestracja działalności gospodarczej. Jak to się robi w 2025 roku? Formalności nie są skomplikowane, co więcej nie musisz już robić tego w urzędzie – możesz skorzystać z rejestracji działalności online. Ale zanim to zrobisz, powinieneś przemyśleć i zaplanować kilka istotnych rzeczy.

Krok pierwszy: forma działalności i zakres usług

Przed zgłoszeniem do CEIDG musisz dokładnie określić, czym będzie zajmować się twoja firma. Dzięki temu wybierzesz prawidłowy kod PKD (Polska Klasyfikacja Działalności). Opisuje on dokładnie zakres usług lub produktów, które zamierzasz oferować klientom. Możesz wybrać kilka kodów PKD, ale zawsze musisz określić jeden jako główny w polu “Rodzaj przeważającej działalności”. To częsta praktyka u przedsiębiorców, którzy nie chcą ograniczać się wyłącznie do jednego rodzaju usług. Z kodów dodatkowych nie musisz korzystać od razu – ale warto zostawić sobie furtkę do rozwoju.

Kolejny krok to określenie formy działalności. Najprostszą i najczęściej wybieraną w Polsce jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Jeśli planujesz wspólne przedsięwzięcie, możesz na prostych zasadach założyć spółkę cywilną. Spółki prawne na przykład z o.o. to więcej formalności na początek i pełna księgowość, która wiąże się z zatrudnieniem księgowego.

Krok drugi: miejsce i sposób rejestracji firmy

Obecnie rejestracja działalności gospodarczej w Polsce może odbyć się online. Wystarczy dostęp do internetu i Profil Zaufany lub e–dowód. Cały proces jest intuicyjny i możesz go przeprowadzić na przykład z pomocą swojego banku. Jak to działa? Więcej informacji znajdziesz tutaj: https://www.ingksiegowosc.pl/fakturowanie/zaloz–firme.

CEIDG to jednocześnie zgłoszenie do urzędu skarbowego, GUS i ZUS – nie musisz osobno odwiedzać każdej instytucji. Po zarejestrowaniu firmy otrzymasz numer REGON oraz informację o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Krok trzeci: wybór formy opodatkowania i obowiązki względem fiskusa

W 2025 roku do wyboru masz cztery formy opodatkowania: skalę podatkową (12% i 32%), podatek liniowy (19%), ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz kartę podatkową (dostępną wyłącznie dla kontynuujących ją przedsiębiorców). Każda z tych form ma swoje zalety i ograniczenia – warto dobierać ją do specyfiki prowadzonej działalności i przewidywanych przychodów.

Krok czwarty: rachunek firmowy i fakturowanie

Choć nie ma formalnego obowiązku posiadania konta firmowego, to przy wielu transakcjach – szczególnie powyżej 15 000 zł – jest ono wymagane. Rachunek firmowy przyda się również do korzystania z mechanizmu podzielonej płatności (split payment) oraz w kontaktach z urzędem skarbowym.

Zadbaj też o odpowiednie narzędzia do fakturowania, zwłaszcza że od 2026 roku w Polsce obowiązkowy będzie Krajowy System e–Faktur (KSeF). Służą do tego programy księgowe – na początek możesz skorzystać z narzędzi oferowanych przez banki, które oferują bezpłatne narzędzia dla swoich klientów. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: https://www.ingksiegowosc.pl/fakturowanie/o–usludze.

Krok piąty: ZUS i ubezpieczenia

Nowy przedsiębiorca musi także zarejestrować się jako płatnik składek w ZUS. Jeśli jest to twoja pierwsza działalność, możesz skorzystać z „ulgi na start” – przez pierwsze 6 miesięcy nie płacisz składek na ubezpieczenia społeczne (z wyjątkiem zdrowotnej). Po tym okresie możesz przejść na preferencyjny ZUS przez kolejne 24 miesiące, a potem – jeśli spełniasz kryteria – skorzystać z programu Mały ZUS Plus.