WYWIAD. Prezes ZUS: Przygotowujemy transformację cyfrową całego systemu. Zredukujemy liczbę błędów i nadużyć oraz kontroli

Przygotowujemy transformację cyfrową całego systemu zabezpieczenia społecznego. Jednym z najważniejszych projektów będzie Jednolity Plik Ubezpieczeniowy. Chcemy wziąć na siebie ciężar i odpowiedzialność za rozliczanie składek przez firmy – mówi w rozmowie z PAP prezes ZUS prof. Gertruda Uścińska.

CZYTAJ RÓWNIEŻ:

-Ważna deklaracja prezes ZUS: Wiek emerytalny to 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn i nie ma żadnych planów podniesienia tego wieku

-Minister Maląg: „Konsumenci oceniają, że sytuacja Polski pod kątem bezrobocia, jak i oszczędzania pieniędzy, jest coraz lepsza”

W rozmowie z Polską Agencją Prasową prezes ZUS podsumowuje 5 lat swojego urzędowania i zapowiada transformację cyfrową systemu zabezpieczenia społecznego. Wskazuje, że jednym z najważniejszych projektów jest wprowadzenie Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego. Dzięki niemu ZUS weźmie na siebie ciężar i odpowiedzialność za rozliczanie składek przez firmy. Zapowiada, że rozliczenia ulegną automatyzacji, co zredukuje liczbę błędów i nadużyć oraz kontroli.

Szefowa ZUS zwraca również uwagę, że według prognoz rósł będzie odsetek osób pobierających emerytury niższe niż minimalne, czyli na poziomie kilkuset, kilkudziesięciu złotych, a niekiedy nawet kilku groszy. Obecnie takich osób jest 310 tys., jednak za kilka lat – jak prognozuje prezes – może ich być pół miliona, a nawet więcej. Z tego powodu – zdaniem Uścińskiej – nadszedł już czas na przywrócenie warunku stażowego otwierającego prawo do emerytury.

11 lutego mija pięć lat, od kiedy sprawuje pani funkcję prezesa ZUS. Wkrótce po jej objęciu wskazywała pani, że Zakład ma przede wszystkim skutecznie pobierać składki i terminowo wypłacać świadczenia. Zapowiedziała pani również przegląd polityki kadrowo-finansowej i podjęcie starań o wzrost wynagrodzeń pracowników. Czy zadania, które wówczas pani przed sobą stawiała, udało się zrealizować?

Prof. Gertruda Uścińska: To było bardzo pracowite 5 lat. Przychodziłam do ZUS z konkretnymi pomysłami i większość z nich udało się zrealizować, choć w międzyczasie pojawiały się nowe. To jest niekończąca się opowieść. W każdym razie wprowadziliśmy dwie fundamentalne reformy dla ZUS, a przede wszystkim dla państwa: e-składkę i e-ZLA.

Ta pierwsza, czyli indywidualne numery składkowe, pozwalają przedsiębiorcom wykonywać jeden prosty przelew składek na swój indywidualny rachunek w ZUS, zamiast trzech lub czterech osobnych wpłat na różne konta bankowe. Kwotę przelewu ZUS automatycznie rozksięgowuje na odpowiednie ubezpieczenia i fundusze. Aby zrealizować ten pomysł, musieliśmy stać się w świetle prawa dostawcą usług płatniczych.

Dzięki e-składce nastąpiło uproszczenie i uszczelnienie systemu poboru składek na ubezpieczenia społeczne. Zwiększyło to dyscyplinę płatniczą teraz już 2,7 mln płatników składek. Płatnicy nie muszą opisywać przelewów, co powodowało problemy skutkujące kilkudziesięcioma tysiącami błędów miesięcznie. Po reformie liczba błędów sięga zaledwie kilkudziesięciu przypadków miesięcznie. W tym czasie wzrosło pokrycie wydatków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w składkach. Obecnie wskaźnik ten wynosi ok. 78 proc., ale przed epidemią kształtował się na poziomie nawet 83 proc.

Jako jednemu z nielicznych krajów w Europie udało nam się również wprowadzić elektroniczne zwolnienia lekarskie. Od 1 grudnia 2018 r. można wystawiać zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy wyłącznie w postaci elektronicznej. Dziś, po doświadczeniach z okresu epidemii, nie wyobrażam sobie naszej działalności, nie tylko ZUS-u, ale też ochrony zdrowia, bez tej reformy. Zresztą została ona wprowadzona dzięki bardzo dobrej współpracy z lekarzami. W 2020 r. lekarze wystawili ponad 25 mln e-ZLA. Od czasu reformy licznik osiągnął już ponad 63 mln.

Warto przypomnieć, że przed e-ZLA lekarz nie mógł korzystać z automatycznej walidacji danych wpisywanych na druku, przez co później musiał dokonywać korekt. Z kolei osoba ubezpieczona musiała w ciągu 7 dni dostarczać zwolnienie do pracodawcy. Kto nie dopełnił tego obowiązku, tracił prawo do zasiłku. Pracodawcy narzekali, że nie wiedzą, gdzie jest ich pracownik i na jak długo mają zorganizować zastępstwo. Jeśli chodzi o nas, ZUS może dzięki tej reformie sprawniej wykrywać nieprawidłowości i nadużycia.

Było też wiele innych zadań, np. obniżenie wieku emerytalnego.

To było duże wyzwanie pod wieloma względami. Nasze gruntowne, prawie roczne przygotowania pozwoliły zwiększyć jakość realizacji stanowionego prawa. W ramach tego zadania od października 2017 r. do grudnia 2019 r. przyznaliśmy emerytury w obniżonym wieku emerytalnym dla ponad miliona osób. Realizacja reformy podkreśliła znaczne dysproporcje w wysokości świadczeń uzyskiwanych przez kobiety i mężczyzn. Średnia emerytura przyznana mężczyznom w obniżonym wieku była aż o 60 proc. wyższa od emerytury przyznanej kobietom (1734:2722 zł). Było tak, mimo że kobiety korzystają na stosowaniu tablic trwania życia wspólnych dla obu płci.

Dlatego przy reformie emerytalnej zależało mi bardzo na poszerzeniu wiedzy Polaków na temat tego, od czego zależy wysokość emerytury. A zależy ona od kwoty opłaconych składek emerytalnych i wieku, w którym wnioskujemy o świadczenie. Odczekanie nawet roku, kontynuując pracę, pozwala otrzymać świadczenie wyższe nawet o 15 proc. Wynika to z opłacenia dodatkowych składek, ich waloryzacji oraz z przyjętej do obliczeń mniejszej liczby miesięcy życia na emeryturze.

Wprowadzenie doradców emerytalnych, którzy od 1 lipca 2017 r. objaśniają przepisy i wyliczają prognozowaną wysokość emerytury, przynosi rezultaty. W latach 2015-2017 ponad 80 proc. osób przechodziło na emeryturę natychmiast po osiągnięciu wieku emerytalnego. Kilkanaście procent osób robiło to w ciągu roku po nabyciu uprawnień. Jedynie kilka procent z nich opóźniało emeryturę o rok lub dłużej. Jednak w 2018 i 2019 roku zaobserwowaliśmy wyraźną zmianę. W tych latach jedynie ok. 60 proc. osób przeszło na emeryturę od razu po osiągnięciu wieku emerytalnego. Tutaj musi być wykonywana ciągła edukacja w zakresie tego, co wpływa na wysokość emerytury i że jest to bardzo indywidualna kwestia.

W Polsce od dłuższego czasu trwa dyskusja nad rosnącą liczbą emerytur w wysokości poniżej ustawowego minimum. Prognozy nie są optymistyczne. Jak temu zaradzić?

Od wielu lat nagłaśniam ten problem i wyjaśniam, dlaczego w ogóle się pojawił. System zdefiniowanej składki jest sprawiedliwy, ale też nieubłagany. Polega on w uproszczeniu na tym, że ile odłożysz na emeryturę przez cały okres swojej aktywności zawodowej, tyle otrzymasz w ciągu całego okresu pobierania emerytury. Ludzie żyją coraz dłużej, a okres kariery zawodowej wcale nie ulega wydłużeniu. Wiele osób ma znaczne przerwy w tej karierze. Albo nawet pracuje, ale od wynagrodzenia nie są odprowadzane składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych.

Dlatego część populacji gromadzi na koniec swojej aktywności zawodowej niewielki kapitał emerytalny. W starym systemie, tym sprzed reformy z 1999 r., a także w większości innych państw Unii Europejskiej, takie osoby w większości w ogóle nie nabyłyby prawa do emerytury. Prawo do tego świadczenia powinno bowiem być uwarunkowane kryterium stażu ubezpieczenia, np. co najmniej 10 lub 15 lat. Tymczasem w Polsce wystarczy opłacenie jednej składki, aby po osiągnięciu wieku emerytalnego otrzymać emeryturę.

Z kolei gwarancja minimalnego poziomu świadczenia, finansowanego z budżetu państwa, które od 1 marca wyniesie 1250,88 zł, dotyczy osób, które mają okres 20 lub 25 lat, w zależności od płci, okresów składkowych i nieskładkowych. Kto nie spełnia tego warunku, pozostaje ze świadczeniem na poziomie kilku groszy, kilku złotych czy nawet kilkudziesięciu lub kilkuset złotych.

Na koniec 2020 r. było 310 tys. takich osób. Prognozy wskazują, że odsetek takich osób będzie rósł, osiągając za kilka lat pół miliona, a nawet więcej. Dlatego już najwyższy czas na przywrócenie warunku stażowego otwierającego prawo do emerytury.

Ubiegły rok był dla ZUS, tak jak dla wielu innych instytucji, czasem wzmożonych działań związanych z epidemią. To m.in. wypłata dodatkowego zasiłku opiekuńczego i wsparcie dla przedsiębiorców. Które z tych zadań było najtrudniejsze?

Nie da się ukryć, że dla ZUS ostatni rok był bardzo intensywny. Ale też spełniony i satysfakcjonujący, o czym świadczy uznanie dla Zakładu jako jednej z najskuteczniejszych instytucji oferujących wsparcie kryzysowe w okresie epidemii. Oprócz naszych stałych, podstawowych zadań, jak wypłata emerytur, rent i zasiłków, realizowaliśmy kolejne tarcze antykryzysowe dla rodzin i opiekunów małych dzieci, przedsiębiorców, pracowników oraz zleceniobiorców. Z racji posiadanych przez nas danych wspieramy też inne instytucje w realizacji ich zadań kryzysowych, m.in. PFR czy PARP. Nowe zadania były dla nas wyzwaniem od strony organizacyjnej. Przyjęliśmy w 2020 r. około 7 mln wniosków o pomoc kryzysową, a kwota wsparcia sięga już blisko 30 mld zł.

Największym wyzwaniem było podejmowanie decyzji pod presją sytuacji kryzysowej. Zresztą zarządzanie w kryzysie wymaga szczególnych predyspozycji. Wypracowanie rozwiązań, które dałyby szybką i skuteczną pomoc. Praca dniami i nocami. Z dnia na dzień musieliśmy stworzyć odpowiednie procedury i aplikacje. To się udało m.in. dzięki nowoczesnym systemom informatycznym. Postawiliśmy na elektronizację. Dziś wszystkie wnioski w ramach tarczy są składane wyłącznie drogą elektroniczną, co pozwala uniknąć błędów i szybciej rozpatrzyć sprawę. Wypłata tylko na rachunek płatniczy – błyskawicznie, bezgotówkowo i bezwirusowo. Epidemia przyspieszyła pewne pozytywne zmiany organizacyjne i technologiczne w ZUS, w tym dotyczące obsługi klientów.

Jak wyglądała obsługa klientów w czasie epidemii?

Musieliśmy szukać nowych form kontaktu z klientem i udoskonalać to, co już wcześniej oferowaliśmy. Nasza infolinia obsłużyła w 2020 r. 4 mln połączeń telefonicznych, w tym blisko co trzecie w sprawach dotyczących COVID-19. Do tego nasi konsultanci odpowiedzieli na ponad 1,3 mln pytań mailowych. Dla porównania – w 2019 r. w ten sposób wpłynęło do ZUS zaledwie 560 tys. wiadomości.

Nasze najnowsze e-narzędzie to e-wizyta, czyli wideorozmowa z ekspertem z placówki ZUS. Podczas niej klienci mogą załatwić większość swoich spraw. Wystarczy mieć połączenie z internetem i komputer z kamerą i mikrofonem lub tablet, smartfon. Klienci cenią sobie wirtualne spotkania z ekspertem z ZUS. Od początku udostępnienia tej usługi skorzystało z niej prawie 30 tys. osób.

Stale rozwijamy tę usługę, oferując kolejne profile tematyczne rozmowy. Ostatnio umożliwiliśmy załatwienie w ten sposób spraw związanych z emeryturami i rentami międzynarodowymi. Nasze działania pozwoliły zmniejszyć liczbę klientów, którzy załatwili swoje sprawy osobiście w placówce ZUS. W 2020 r. klienci odwiedzili nas prawie 12 mln razy, co oznacza spadek o ok. 6 mln w porównaniu z 2019 r.

Wciąż wzrasta jednak liczba korespondencji tradycyjnej. W 2020 r. wyniosła prawie 37 mln sztuk, podczas gdy w 2019 r. było ich 28 mln. Mogę jednak zdradzić, że w tym zakresie również czekają nas duże zmiany. W ubiegłym roku przenieśliśmy na Platformę Usług Elektronicznych coroczną wysyłkę masową informacji o stanie konta ubezpieczonego, w której każdemu ubezpieczonemu powyżej 35. roku życia podajemy m.in. kwotę składek z ostatniego roku, stan konta i hipotetyczną emeryturę. Tak samo informacje o stanie konta płatnika składek. To znaczy, że wysłaliśmy kilkadziesiąt milionów listów papierowych mniej. Podobnie zamierzamy zrobić z korespondencją w sprawie waloryzacji, trzynastki, podatków i jeszcze innych.

Skoro o PUE mowa, ilu Polaków ma już konto na tej platformie?

Bez naszej Platformy trudno byłoby obsłużyć wnioski, które wpłynęły do ZUS w ramach tarczy antykryzysowej. W samym 2020 r. ponad 2,6 mln nowych klientów założyło profil na PUE. Umożliwia on załatwienie większości spraw firmowych oraz prywatnych bez konieczności osobistej wizyty w placówce ZUS. Obecnie łączna liczba wszystkich profili na naszej Platformie wynosi ponad 6,2 mln.

Jakie są pani plany na najbliższe lata?

We wrześniu 2020 r. przyjęliśmy plan działań ZUS na lata 2021-2023. Są to projekty mające na celu transformację cyfrową nie tylko samego Zakładu, ale całego systemu zabezpieczenia społecznego. Kierunek wytyczyła epidemia i tarcza antykryzysowa. Musi być elektronicznie, automatycznie, zdalnie i bezgotówkowo.

Jednym z najważniejszych projektów jest znaczne odciążenie przedsiębiorców dzięki Jednolitemu Plikowi Ubezpieczeniowemu jako podstawowemu narzędziu komunikacji płatników z ZUS. Chcemy wziąć na siebie ciężar i odpowiedzialność za rozliczanie składek przez firmy. Rozliczenia ulegną automatyzacji. Zredukujemy liczbę błędów i nadużyć oraz kontroli, a tym samym ryzyko ponoszone w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Po wprowadzeniu e-składki 2.0 przedsiębiorcy będą mieli pewność swoich rozliczeń z ZUS bez konieczności wypełniania stosów papierów.

Chcemy też zautomatyzować wypłatę świadczeń, a także ubankowić ich wypłatę. Udostępnimy aplikacje mobilne i płatności mobilne składek, a także nowy portal ZUS na miarę XXI wieku, zintegrowany z platformą gov.pl. Kontakt z ZUS będzie wygodny, intuicyjny, innowacyjny i estetyczny. Pozwoli naszym klientom na łatwy dostęp do swoich danych i rozliczeń z ZUS oraz na łatwe sprawdzenie, na jakim etapie jest nasza sprawa w tym urzędzie.

Poza tym przejdziemy reorganizację wewnętrzną, zarówno co do „odmiejscowienia” zadań, jak i „depapieryzacji” obiegu dokumentów oraz komunikacji z klientami. Będziemy także dążyć do utworzenia rządowej chmury danych, która pozwoliłaby na sprawne przekazywanie sobie informacji przez różne instytucje państwowe. Tak, aby obywatel czy przedsiębiorca nie musiał dostarczać dokumentów i danych, które możemy sobie pozyskać sami. Jak widać, mamy wiele celów i zadań do zrealizowania, aby służyć obywatelom.

Rozmawiały: Karolina Kropiwiec i Olga Zakolska

aw/PAP